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        物業公司人事檔案管理制度

        時間:2022-03-24 10:02來源:www.oabb4u.org 作者:湖南物業網 點擊:
        物業公司人事檔案管理制度 1、目的 為了將企業人事檔案管理工作制度化,規范化,維護人事檔案材料完整,防止檔案丟失、損壞便于相關人事檔案材料的借閱和使用。 2、適用范圍 適合公司全體員工 3、人事檔案分類 員工人事檔案分為以下八大類: 3.1 入職檔案 3.

              物業公司人事檔案管理制度
        1、目的
             為了將企業人事檔案管理工作制度化,規范化,維護人事檔案材料完整,防止檔案丟失、損壞便于相關人事檔案材料的借閱和使用。
        2、適用范圍
             適合公司全體員工
        3、人事檔案分類
             員工人事檔案分為以下八大類:
        3.1 入職檔案
        3.2 個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。
        3.3 員工更改姓名、民族、年齡、工作時間等過程中形成的個人申請表,上級領導批復以及所依據的證明材料。
        3.4 勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。
        3.5 培訓檔案
        3.5.1 新員工入職培訓試卷、培訓心得。
        3.5.2 參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。
        3.6    職位檔案
        3.6.1 職位說明書、職務說明書、職務任命書。
        3.6.2 職務變動申請、職位、職務變更記錄。
        3.7   薪酬考核檔案
        3.7.1 試用期考核表、員工試用期總結表。
        3.7.2 季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。
        3.7.3 工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。
        3.8   其他檔案
        3.8.1 各類獎勵、處罰記錄。
        3.8.2 離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根其他補充協議。
        4、人事檔案的歸檔
        4.1 首先對各類人事檔案進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。
        4.2 按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置。
        4.3 在目錄上補登材料名稱及有關內容。
        4.4 將新材料放入檔案。
        5、人事檔案的核查核對
        5.1 檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看檔案室環境是否良好,有無其他存放錯誤等。
        5.2 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
        5.2.1突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后。
        5.2.2對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
        5.2.3發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。
        6、人事檔案的轉遞
        6.1 檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞程序如下:
        6.1.1 取出應轉走的檔案。
        6.1.2 在檔案底賬上注銷。
        6.1.3 填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》。
        6.1.4 按發文要求包裝、密封。
        6.1.5 在轉遞中應遵循保密原則,一般通過內部人員轉遞,不能交本人自帶。
        6.1.6 收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。
        7、人事檔案利用的方式
        7.1 查閱
             設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關權限人員可以到人事檔案管理部門進行查看,無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。
        7.2  借出使用
             相關人員為完成某項工作任務,必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續,基礎時間不能超過一周,需要在“借閱登記表”上進行登記,逾期未歸還者,續辦延長借閱手續,并到期歸還。
        7.3  出具證明材料
            一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由管理部門向證明人核實情況,可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查,經主管部門審批,加蓋公章后方能生效。
        8、人事檔案利用的手續
        8.1 查閱手續
            查閱手續包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔申請,在申請中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱部門負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續齊全,則給予批準。
        8.2 外借手續
            首先,借檔人員寫出借檔申請,內容與查檔報告相似;其次,借檔人員(部門)蓋章,負責人簽字;再次,人事檔案部門對其進行審核、批準,然后進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚并由借檔人員簽字;最后,歸還時及時在外借登記上注銷。
        8.3 出具證明材料的手續:
             單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:首先,由有關人員(部門)提出申請,說明要求出具證明材料的理由;其次,人事檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發出。
        9、人事檔案保密規定及保存期限
        9.1  公司由人力資源部門負責管理人事檔案的工作,保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。
        9.2  公司的內部各類人事檔案原則上永久保存,對于已辭職、辭退人員的個人檔案,自員工離職之日起3年后方可銷毀。
        10、附則
        10.1此制度解釋權歸人力資源部。
        10.2本制度自發文之日起開始執行。
             附表:
            《人事檔案借閱登記表》
            《人事檔案借檔申請表》

        (責任編輯:湖南物業網陳)
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