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        物業業戶檔案管理作業規范

        時間:2022-03-25 09:40來源:www.oabb4u.org 作者:湖南物業網 點擊:
        1目的 為了規范西安誠信物業管理有限責任公司管理服務區域的業戶服務工作。 2適用范圍 適用于公司客戶服務部及其他相關服務部門對于服務管理區域內購物中心、百貨商廈和賣場的業戶服務工作。 3基本要求 3.1 規范用語 在服務過程中應適用:先生/小姐,您好、

        1  目的
            為了規范西安誠信物業管理有限責任公司管理服務區域的業戶服務工作。
        2  適用范圍
            適用于公司客戶服務部及其他相關服務部門對于服務管理區域內購物中心、百貨商廈和賣場的業戶服務工作。
        3  基本要求
        3.1 規范用語
        在服務過程中應適用:“先生/小姐,您好”、“對不起”、“請稍候”、“請”等規范用語。
        3.2 辦公場所上墻標識
        3.2.1 上墻標識由公司品質管理部統一制作。
        3.2.2 上墻標識:公司管理理念、公司質量方針、公司辦事制度、報修服務流程、達標創優工作目標、服務承諾、收費價目表、有償服務收費標準。
        3.2.3內容及要求。
        3.2.4 管理處標牌
        4  業戶接待
        3.3.1 辦理進戶手續時應事先通知業戶,告知其注意事項及需攜帶的證件等材料,以免業戶辦理手續時徒勞往返。
        3.3.2 入駐前會同業戶對房屋進行驗收,并交付鑰匙。
        3.3.3 與業戶簽訂《管理公約》,讓業戶簽領《業戶手冊》,告知共同遵守各項規定。
        3.3.4 幫助業戶辦理入駐后所需的事宜,如電話、傳真等。
        3.4 退租服務
        3.4.1 對退租業戶視入駐業戶一樣熱情接待。
        3.4.2 管理處會同業戶共同查看房屋狀態,并提示業戶不要忘記遺留物品。
        3.4.3 熱情、迅速、準確地為業戶辦理退租手續及各款項的結算工作。
        3.5 收費管理
        3.5.1 收費項目標準向物價部門備案并得到業戶認可。
        3.5.2 各類收費應開具正式統一收據、發票。
        3.5.3 定期按公開收費項目和收費標準向業戶收取各類物業管理費,在業戶愿意的情況下可以預收,并可按業戶要求上門收取。
        3.5.4 每年將物業管理費收支情況向業戶公布。
        3.6 維修基金(專項維修資金)
        3.6.1參照《陜西省城市住宅共用部位共用設施設備維修基金使用管理辦法》使用維修基金(專項維修資金)。
        3.6.2 維修基金(專項維修資金)使用項目應包括物業管理上的設備設施更新、專項維修、設備大修、中修及其他項目維修。應在預算范圍內,合理安排,做到平衡支出,支出的項目應經業戶委員會同意。
        3.6.3 專項維修資金的使用應符合相關手續,應做到收、支、余帳賬目清楚。
        3.6.4 按規定每年向業戶公布一次使用情況。
        3.7 業戶裝修
        3.7.1辦理業戶裝修手續,與業戶簽訂裝修,告知業戶注意事項。
        3.7.2 業戶裝修過程中,通過巡視和督查,控制業戶裝修過程中產生噪音。
        3.7.3 防止有損房屋結構和公共設施的行為發生。
        3.7.4 業戶裝修完畢,參與現場察看,辦理裝修公司退場手續。
        3.8 業戶檔案管理
        3.8.1 建立業戶檔案,專人負責管理。
        3.8.2 業戶檔案袋內應存放自業戶入住至搬離的時段內,物業公司簽訂的全部文件及相關業戶的要求、建議、評議表等往來資料。
        3.8.3 檔案查閱便捷,檔案管理應符合公司制定的檔案管理制度。
        3.9 物業檔案管理
        3.9.1 建立物業、設備設施清單,設立設備臺卡和維修臺帳。
        3.9.2 收集、整理、保管物業設備設施的設計施工圖紙及相關資料。
        3.10 物業延伸服務(無償)
        3.10.1 根據無償服務項目,接受業主委托,提供無償服務。
        3.10.2 無償服務內容以不影響管理處正常工作及費用支付為前提。
        3.10 物業延伸服務(有償)
        3.10.1 接受業戶委托,提供有償服務。
        3.10.2 在規定的時間內完成。
        3.10.3 有償服務完成后,需經業戶簽字驗收,并收取約定的費用。
        3.10.4 維修費用由業戶在約定時間內直接交往客戶服務部,逾期由收費員上門收款,并登記入賬。
        3.11 業戶意見征詢評議
        3.11.1 每半年向全體業戶作服務質量調查,并作統計。


         

        (責任編輯:湖南物業網陳)
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